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5 tips para ganar tiempo y no procrastinar

5 tips para ganar tiempo y no procrastinar

5 tips para ganar tiempo y no procrastinar

En este post vamos a hablar sobre cómo aprovechar nuestro tiempo, ser más productivos/as y dejar de tener “cosas pendientes”, es decir, daremos consejos para no procrastinar (postergar nuestros asuntos).

Procrastination es un término inglés, se traduce al español como “dilación”. Hace referencia al tiempo que perdemos y dejamos pasar antes de hacer lo realmente importante.

Muchas veces estamos saturados con “temas pendientes” que tenemos que realizar, pero no encontramos el momento para hacerlos. O por fin encontramos el momento, pero perdemos el “enfoque en la tarea” y nos distraemos de diversas maneras. ¿Recordáis cuando teníamos que estudiar los exámenes finales?, en ese momento era fundamental tener el armario recogido o arreglar aquella chapuza que habíamos ignorado hasta ese día…

Para no pocrastinar, es importante una buena gestión del tiempo (Cómo ganar tiempo y reducir el estrés) y distinguir lo urgente de lo importante. El siguiente relato ilustra perfectamente la diferencia entre ambos términos.

Un experto asesor en gestión del tiempo quiso sorprender a los asistentes a su conferencia. Sacó un frasco grande de boca ancha. Lo colocó sobre la mesa, junto a una bandeja con piedras del tamaño de un puño, y preguntó: “¿Cuantas piedras piensan ustedes que caben en este frasco?”.

Después de que los asistentes hicieran sus conjeturas, empezó a meter piedras hasta que llenó el frasco. Luego preguntó: “¿Está lleno?”. Todo el mundo le miró y asintió.

Entonces sacó un cubo con gravilla. Metió parte de la gravilla en el frasco y lo agitó. Las piedrecillas penetraron por los espacios que dejaban las piedras grandes. El experto sonrió con ironía y repitió: “¿Está lleno?”. Esta vez los oyentes dudaron. La mayoría dijeron que no.

Entonces puso sobre la mesa un cubo con arena que comenzó a volcar en el frasco. La arena se filtraba en los pequeños recovecos que dejaban las piedras y la grava. Preguntó de nuevo: “¿Está lleno?”. Ahora todos dijeron unánimemente que no.

Por último, tomó una jarra con un litro de agua y comenzó a verterla en el frasco. El frasco aún no rebosaba. Entonces preguntó: “¿Qué conclusión podemos sacar?”.

Un alumno respondió: “Que no importa lo llena que esté tu agenda; si sabes organizarte, siempre puedes hacer que quepan más cosas”. “¡No!, -repuso el experto-, lo que nos enseña es que si no colocas las piedras grandes primero, nunca podrás colocarlas después. ¿Cuales son las grandes piedras en tu vida? Recuerda, ponlas primero. El resto encontrará su lugar.”

Es importante que sepamos priorizar lo que queremos hacer en nuestra vida.

5 tips para ser más productivos

  1. Elaboraremos un listado de los temas que tenemos pendientes y que andan pululando en nuestra cabeza, agotando nuestra “energía”
  2. Ahora diferenciaremos de este listado qué es lo urgente y qué es lo importante. Lo marcaremos con distintos colores, por ejemplo en rojo lo urgente y en verde lo importante.
  3. Llega el momento de tomar decisiones, de las cosas que NO son importantes, tacharemos aquellas que vamos a desechar, bien porque no podemos, o bien porque no queremos hacerlas. Al eliminarlas dejan de ocupar espacio en nuestra cabecita con “tengo que….” liberando energía que aprovecharemos para los temas relevantes. Por ejemplo “tengo que ayudar a mi padre a arreglar el trastero”, “tengo que salir a correr ”, “tengo que seguir con el curso de inglés”…
  4. Las tareas que hemos decidido que  vamos a llevar a cabo, las ordenaremos de más a menos importantes.
  5. El último paso consiste en pensar de una a tres acciones que vamos a realizar para llevar a cabo las tareas seleccionadas, marcándonos un plazo de tiempo. ¡Sin procrastinar! Por ejemplo si decidimos salir a correr, entonces planificaremos: salir los lunes, miércoles y viernes de 17-18h, por el parque del Retiro y preparar la ropa de deporte para tenerlo todo a punto.

De esta forma aumentaremos nuestra productividad y tendremos más energía. Esto se puede aplicar en todos los ámbitos de nuestra vida. Sin olvidar que lo primero es lo importante. 

Si quieres, nosotr@s podemos ayudarte.

Sonia Treviño

 

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Cómo ganar tiempo y reducir el estrés

Cómo ganar tiempo y reducir el estrés

Cómo ganar tiempo y reducir el estrés

¿Cómo podemos sacarle mayor provecho al tiempo? Todos tenemos 24h al día, pero hay personas a las que les cunde más que a otras haciendo las mismas tareas.

Es fundamental organizarse. Cuando alguien tiene varios objetivos en mente y no los hace “porque no me da tiempo” debería reflexionar sobre: “¿Realmente quiero hacer esas tareas?, ¿son suficientemente importantes para mí?, ¿cómo priorizo los quehaceres?”

Recomiendo que todo esto se haga por escrito, así seremos más conscientes de qué queremos y cómo lo vamos a hacer. Es importante hacer una buena planificación:

“Aquel que planea cada mañana las transacciones del día y sigue su plan, lleva consigo un hilo que le guiará a través del laberinto de una vida terriblemente ocupada.” Víctor Hugo

Las ventajas de administrar el tiempo es que evitamos el estrés (Cómo saber si tengo estrés), facilitamos tener resultados eficientes y eficaces, organizamos mejor el trabajo. Cuando cerramos una tarea que tenemos abierta durante un período de tiempo, nos produce satisfacción.

Para llevar a cabo esta tarea podemos seguir la Matriz de Gestión del tiempo de Covey:

Muy urgente Poco Urgente
Muy importante I. Solucionar:Crisis, problemas importantes, proyectos cuyas fechas vencen… II. Retrasar: Preparación de proyectos, planeación, creación de relaciones.
Poco Importante III. Delegar:Interrupciones, llamadas inesperadas. IV. Olvidar:Actividades de escape, ladrones de tiempo.

Una actividad es importante si la encuentras valiosa y si contribuye a tus metas de alta prioridad. Una actividad es urgente si requiere atención inmediata. “Responder a una oferta de empleo antes de las 9h”

Un buen comienzo sería concentramos en el cuadrante II. de las actividades importantes y poco urgentes, dedicarnos a planificar y a anticipar las tareas del cuadrante I y a eliminar las actividades no importantes (cuadrante III y IV) aquellas que no aportan al cumplimiento de los objetivos.

Es importante revisar el cuadrante I y pensar:

¿Realmente tengo que hacer esto? ¿Qué sucedería si no lo hago?

También nos centraremos en la Eficacia- Ley de Pareto que dice que el 20% del esfuerzo produce el 80% de los resultados, por tanto, si no tienes tiempo suficiente, céntrate en las actividades que producirán el 80% de los resultados. Enfócate en la solución y no en el problema.

Y por supuesto no procrastinar (5 tips para ganar tiempo y no procrastinar), es decir, no postergar las actividades que deben de atenderse y sustituirlas por otras más irrelevantes o agradables.

“Nada es tan fatigante como el colgarse eternamente de una actividad incompleta” William James

¡Planifica!

  1. Primero tendremos que partir de la realidad, y pensar: ¿De cuánto tiempo dispongo?, ¿es suficiente para realizar todo lo que me propongo?, ¿cómo podría sacar más tiempo?, ¿cuáles son mis ladrones de tiempo?, ¿he priorizado correctamente?  Ver post:  Cuál es tu realidad. Aumenta el foco
  2. Después generaremos opciones: planificar y priorizar mis objetivos semanalmente, hacer un cronograma diario. 5 tips para conseguir tus objetivos
  3. Y posteriormente pasaremos al plan de acción.
  4. Es conveniente que hagamos una evaluación, para seguir mejorando y afianzando ese buen hábito de gestionar nuestro tiempo.

Si quieres ganar tiempo y reducir el estrés, EnPositivo podemos ayudarte.

Sonia Treviño