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8 barreras internas para la gestión del tiempo

8 barreras internas para la gestión del tiempo

8 barreras internas para la gestión del tiempo

Es posible que a veces nos sintamos desbordad@s por las tareas que tenemos que hacer. Vemos que el tiempo del que disponemos no es suficiente para acabar todo lo que nos hemos propuesto o que no podemos terminar el trabajo que nos han encomendado.

Cuando esto ocurre, puede que mostremos síntomas de estrés y que nos sintamos angustiad@s. La consecuencia suele ser que tengamos que realizar un esfuerzo extra que normalmente se traduce en llevarnos el trabajo a casa o quedarnos más tiempo en el trabajo.

También es posible que no consigamos desconectar y tengamos dando vueltas en la cabeza lo que nos queda por terminar. Esto afectará a la calidad de nuestro descanso e incluso de nuestras relaciones personales. ¿Tienes control emocional o eres esclavo de tus emociones?

Ocho formas ser más eficaces en nuestro trabajo:

  1. A la hora de planificar, seamos realistas. No nos pongamos plazos que no podamos cumplir. Calculemos el tiempo que nos llevará cada actividad de la manera más exacta posible. Gestión del tiempo: organización y planificación
  2. Prioricemos las tareas y no seamos impulsivos. Es preferible perder media hora en planificar a ponernos a hacer lo primero que veamos sin establecer ninguna prioridad.
  3. Hay cosas que tenemos que hacer nosotros y otras que podemos delegar o para las que podemos pedir ayuda. Antes de ponernos a realizar tareas muy laboriosas y de detalle, pensemos si alguien nos puede ayudar o las podemos delegar. Quizá alguien ya lo haya hecho o tenga un sistema que nos ayude a terminarlo rápidamente.
  4. Mantengamos ordenado nuestro lugar de trabajo. Podemos perder entre un 20 y un 25% de nuestro tiempo buscando aquello que no tenemos correctamente ordenado. Atención a cómo guardamos los emails, o archivamos nuestros documentos digitales. No deberíamos perder tiempo en buscar un archivo que hemos guardado en cualquier parte de nuestro ordenador.
  5. Evitaremos estrés si en una situación de urgencia encontramos rápidamente lo que buscamos. Ya sabemos que el estrés hace que seamos menos eficientes. Ver 5 actitudes para prevenir el estrés
  6. No dejemos las tareas para el último momento. Si hemos hecho una buena planificación esto no debe ocurrir. Empecemos cuanto antes, evitemos procastinar. Esto es especialmente aplicable a las tareas que nos gustan menos. No dejemos lo que no nos gusta para más adelante, cuanto antes lo terminemos, antes nos lo quitamos de en medio. 5 tips para ganar tiempo y no procrastinar
  7. Quitémonos la costumbre de trabajar bajo presión. Nuestro trabajo será más gratificante si no tenemos que ir a toda velocidad para acabar a tiempo.
  8. Para apagar fuegos están los extintores. Para prever y planificar, estamos nosotros. No nos limitemos a ser “apagafuegos”. Incluyamos imprevistos en nuestra planificación porque es fácil que se presenten. Pero no nos limitemos a resolver imprevistos porque eso querrá decir que no hemos organizado nuestro tiempo.

Si cumplimos con estos ocho puntos pondremos todo de nuestra parte para sacar el máximo rendimiento a nuestro tiempo.

Claro que hay otras cuestiones que afectan a nuestro rendimiento pero ya no están directamente bajo nuestro control. Son las relacionadas con la misión del puesto de trabajo y cómo se establecen los objetivos.

Si quieres, EnPositivo puede ayudarte con la gestión del tiempo.

 Néstor Villa

Emprender o quedarse en tierra de nadie

Cuando estamos en búsqueda activa de empleo, nos topamos con muchas trabas y dificultades que hacen que no podamos ejercer la profesión para la que nos hemos formado o hacerlo y cobrar una cifra bastante inferior a la que percibíamos anteriormente en el mismo puesto de trabajo. Ante esta situación a uno le entran ganas de emprender, hacer lo que realmente le gusta, siendo jefe de sí mismo.

Pero las estadísticas nos hablan del elevado índice de mortalidad de las empresas de nueva creación, solo el 25% de las nuevas empresas sobreviven después de dos años en el mercado (Emprendedor XXI, de la Caixa)

Ante estos datos, es normal que tengamos la creencia de que un trabajo por cuenta ajena da más seguridad que nuestro propio negocio. Y es cierto que emprender no es fácil. Requiere esfuerzo y estrategia, ¿por qué, a pesar de contar con los mismos factores externos, algunos emprendedores progresan y otros no?. Es de sabios aprender de los errores de los demás. Así que un buen punto de partida será hablar con gente que ha tenido éxito.

Otra clave es focalizarnos, ser especialistas en algo y trabajar sobre el valor añadido que podemos ofrecer a los demás. Cuanto más especializados seamos, más genuina será nuestra marca.

Si nos ponemos manos a la obra para emprender en nuestro propio ámbito profesional, debemos evitar la improvisación, es fundamental una buena planificación, un correcto análisis previo del mercado, analizar a la competencia, conocer perfectamente el área de negocio y elaborar una buena estrategia inicial.

También tenemos que ser realistas y acatar las preferencias del cliente, teniendo sistemas que detecten las oportunidades de mercado. Tener presente siempre al cliente y a la competencia.

Para ser efectivos, es decir lograr resultados, con los menos recursos posibles y disfrutando con lo que hago; es importante gestionar bien el tiempo.

Debemos tener claro cuales son nuestros objetivos, es decir, saber dónde queremos ir y elegir la mejor estrategia tomando decisiones.

Es importante rodearnos de personal competente, hacer buenas políticas de personal que sean resolutivas y abiertas al cambio.

Algunas características que tienen los emprendedores con éxito son las siguientes:

  • Carácter, empuje y ganas.
  • Cree en lo que hace.
  • Profesionalidad.
  • Espíritu de servicio.
  • Instinto para aprovechar las oportunidades.
  • Sabe comunicar y escuchar.
  • Sabe priorizar.
  • Es perseverante.
  • Es creativo e innovador.
  • Tiene valores sociales y morales.

Aprende de los errores.

Se impone retos alcanzables y difíciles.

Si quieres, EnPositivo te ayuda a potenciar tus capacidades emprendedoras.

Sonia Treviño

Cómo ganar tiempo y reducir el estrés

Cómo ganar tiempo y reducir el estrés

Cómo ganar tiempo y reducir el estrés

¿Cómo podemos sacarle mayor provecho al tiempo? Todos tenemos 24h al día, pero hay personas a las que les cunde más que a otras haciendo las mismas tareas.

Es fundamental organizarse. Cuando alguien tiene varios objetivos en mente y no los hace “porque no me da tiempo” debería reflexionar sobre: “¿Realmente quiero hacer esas tareas?, ¿son suficientemente importantes para mí?, ¿cómo priorizo los quehaceres?”

Recomiendo que todo esto se haga por escrito, así seremos más conscientes de qué queremos y cómo lo vamos a hacer. Es importante hacer una buena planificación:

“Aquel que planea cada mañana las transacciones del día y sigue su plan, lleva consigo un hilo que le guiará a través del laberinto de una vida terriblemente ocupada.” Víctor Hugo

Las ventajas de administrar el tiempo es que evitamos el estrés (Cómo saber si tengo estrés), facilitamos tener resultados eficientes y eficaces, organizamos mejor el trabajo. Cuando cerramos una tarea que tenemos abierta durante un período de tiempo, nos produce satisfacción.

Para llevar a cabo esta tarea podemos seguir la Matriz de Gestión del tiempo de Covey:

Muy urgente Poco Urgente
Muy importante I. Solucionar:Crisis, problemas importantes, proyectos cuyas fechas vencen… II. Retrasar: Preparación de proyectos, planeación, creación de relaciones.
Poco Importante III. Delegar:Interrupciones, llamadas inesperadas. IV. Olvidar:Actividades de escape, ladrones de tiempo.

Una actividad es importante si la encuentras valiosa y si contribuye a tus metas de alta prioridad. Una actividad es urgente si requiere atención inmediata. “Responder a una oferta de empleo antes de las 9h”

Un buen comienzo sería concentramos en el cuadrante II. de las actividades importantes y poco urgentes, dedicarnos a planificar y a anticipar las tareas del cuadrante I y a eliminar las actividades no importantes (cuadrante III y IV) aquellas que no aportan al cumplimiento de los objetivos.

Es importante revisar el cuadrante I y pensar:

¿Realmente tengo que hacer esto? ¿Qué sucedería si no lo hago?

También nos centraremos en la Eficacia- Ley de Pareto que dice que el 20% del esfuerzo produce el 80% de los resultados, por tanto, si no tienes tiempo suficiente, céntrate en las actividades que producirán el 80% de los resultados. Enfócate en la solución y no en el problema.

Y por supuesto no procrastinar (5 tips para ganar tiempo y no procrastinar), es decir, no postergar las actividades que deben de atenderse y sustituirlas por otras más irrelevantes o agradables.

“Nada es tan fatigante como el colgarse eternamente de una actividad incompleta” William James

¡Planifica!

  1. Primero tendremos que partir de la realidad, y pensar: ¿De cuánto tiempo dispongo?, ¿es suficiente para realizar todo lo que me propongo?, ¿cómo podría sacar más tiempo?, ¿cuáles son mis ladrones de tiempo?, ¿he priorizado correctamente?  Ver post:  Cuál es tu realidad. Aumenta el foco
  2. Después generaremos opciones: planificar y priorizar mis objetivos semanalmente, hacer un cronograma diario. 5 tips para conseguir tus objetivos
  3. Y posteriormente pasaremos al plan de acción.
  4. Es conveniente que hagamos una evaluación, para seguir mejorando y afianzando ese buen hábito de gestionar nuestro tiempo.

Si quieres ganar tiempo y reducir el estrés, EnPositivo podemos ayudarte.

Sonia Treviño

9 tips para desarrollar tu talento

9 tips para desarrollar tu talento

9 tips para desarrollar tu talento

En este post vamos a describir 9 tips que son importantes para que puedas desarrollar al máximo tu talento.

Pilar Jericó:“Una persona con talento es un profesional comprometido que pone en práctica sus capacidades para obtener resultados superiores en un entorno y una organización determinadas”. 

Según esto, no tenemos que ser Mozart para ser talentosos, valdría con hacer algo ordinario de manera extraordinaria.

Pero con el Talento ¿se nace o se hace?

En realidad, nacemos con una serie de capacidades que nos distinguen de los demás, pero si no las conocemos y las desarrollamos no saldrán a la luz y se quedarán en el camino.

Así que la primera pregunta que nos deberíamos de plantear es ¿cuál es mi talento?

Siguiendo con Pilar Jericó, se puede ver muy bien en la siguiente gráfica qué componentes tiene el talento:

Talento

Como se puede observar si tengo la capacidad y el compromiso pero no actúo, llegaré tarde y no desarrollaré mi talento individual.

Si puedo y paso a la acción sin el compromiso necesario, terminaré desmotivado.

Si actúo y tengo compromiso pero no tengo las capacidades suficientemente desarrolladas, el resultado son buenas intenciones pero ineficientes.

Así que para desarrollar nuestro potencial es importante que nos conozcamos y sepamos nuestros puntos fuertes para seguir alimentándolos y nuestros puntos débiles para poder mejorarlos.

Según Guadalupe Fernández los seres humanos somos inconscientemente incompetentes, de forma que hemos de averiguar nuestras propio límites (puntos débiles) para crecer.

El verdadero Conocimiento es conocer la medida de la propia ignorancia”, afirmaba Confucio.

Una vez que tenemos conocimiento sobre nosotros mismos, probablemente tengamos que plantearnos un cambio y un verdadero compromiso, porque para desarrollar nuestro talento tendremos que practicar, entrenarnos, formarnos y fijar un plan de acción.

Características de las personas que han desarrollado su talento:

  1. Fuerte orientación hacia objetivos, es decir se fijan metas claras y definidas desde temprano.
  2. Son constantes y persistentes.
  3. Tienen destrezas interpersonales, se llevan bien con los demás, obteniendo ayuda y colaboración hacia el logro de la meta.
  4. Corren riesgos con el fin de romper lo establecido y obtener resultados positivos que les aproxima hacia la meta.
  5. Se gestionan correctamente el tiempo. Ver: Gestión del tiempo: organización y planificación
  6. Manejan correctamente el estrés. Ver: Combatir el estrés. Relajación progresiva
  7. Buscan desafíos que les acerquen a sus metas.
  8. Visualizan la meta. Esta técnica ayuda a la mente a crear un mapa mental que permite seguir la misma. Ver: Visualización para la búsqueda de empleo
  9. Creen firmemente en su causa. 

Si quieres descubrir y desarrollar al máximo tu talento, nosotr@s podemos ayudarte.

Sonia Treviño

Herramientas de búsqueda de empleo. La agenda

Herramientas de búsqueda de empleo. La agenda

Herramientas de búsqueda de empleo. La agenda

En esta entrada vamos a explicar la importancia que tiene el uso de una agenda en la búsqueda de empleo. El arduo trabajo de buscar trabajo es un trabajo en sí mismo, así que cuanto mejor nos organicemos, mayores recompensa tendremos.

Ya vimos en entradas anteriores, la importancia que tiene gestionar correctamente nuestro tiempo para que la búsqueda de empleo sea eficaz y la relevancia que tenía no procrastinar

Una manera de hacer más efectiva nuestra búsqueda de empleo es usando una agenda que es la herramienta de trabajo donde se hace constar, de forma sistemática, todas las actividades a realizar. Lo ideal es trazar un plan de acción realista, y si nos proponemos dedicar dos horas los lunes para contactar con empresa, dos horas los martes a enviar cartas y c.v y otras dos horas los miércoles a hacer el seguimiento de nuestras candidaturas, tenemos que cumplirlo, sino nos producirá frustración y unos resultados muy pobres.

Utilidad de la agenda

  1. Organizar el tiempo siguiendo un método.
  2. Planificar y programar actividades evitando posibles olvidos.

Además a la hora de elaborar la agenda, tenemos que tener en cuenta que  cuando desempeñamos una tarea pueden aparecer obstáculos que debemos superar, por ejemplo, las interferencias emocionales hacen que la atención se destine a lo que nos gusta y evite lo que no nos gusta o es aburrido, dejándolo para más tarde.

Otro inconveniente son las interrupciones que se dan cuando otras personas intentan orientar nuestra atención hacia sus tareas o problemas, en este momento nos conviene ser asertivos y hacerles ver que no es el momento adecuado. Además también están los imprevistos que son asuntos que se cuelan en la lista de prioridades y aparecen de improviso. Lo ideal es ser flexibles y disponer de un tiempo para afrontarlas.

Base de datos en la búsqueda de empleo

Complementariamente podemos generar una base de datos en la que recojamos la siguiente información:

  • Nombre de la empresa a la que nos hemos dirigido o nos vamos a dirigir.
  • Puesto de trabajo.
  • Fuente de información, es decir, a través de qué o quién nos hemos enterado de la empresa.
  • Página web y correo de contacto de la empresa.
  • Teléfono.
  • Dirección.
  • Persona de contacto.
  • Fecha, cuándo hemos contactado.
  • Modo de contacto, si lo hemos hecho vía mail, correo, teléfono, etc.
  • Resultado.

Recopilar estos datos nos sirve de control para ver rápidamente los resultados y comprobar si el método utilizado es útil, nos daremos cuenta si nos funciona más un tipo de c.v. que otro, si somos más eficaces cuando contactamos a través de teléfono o cuando lo hacemos a través de la carta de presentación, es decir, nos va a dar un feedback sobre qué nos resulta más eficaz, así podremos desechar o modificar todo el material que no nos aporte buenos resultados.

 EnPositivo podemos ayudarte.

Sonia Treviño