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Masterclass: Técnicas para combatir el estrés laboral

El próximo lunes 18 de enero emitiremos una Masterclass en directo a través de la plataforma de la UNIR (Universidad Internacional de la Rioja).

  • Si te sientes amenazad@ o en peligro.
  • Si no ves salida a tus problemas.
  • Si tienes sensación de nudo en el estómago.
  • Si notas que tu cuerpo no funciona como debería.
  • Si la vida pasa ante ti sin que puedas disfrutarla.

Entonces, esta conferencia te puede ayudar.

Te puedes apuntar aquí

 

Cómo ganar el tiempo: orden y limpieza

Cómo ganar tiempo: orden y limpieza

Cómo ganar el tiempo: orden y limpieza

Esta será la última entrega de la trilogía de gestión del tiempo. En las anteriores entradas hablamos de la organización y del estilo de trabajo en aras de realizar una gestión del tiempo más eficaz y que esto redunde en nuestra eficacia personal a nivel laboral y personal.

Pues bien, pasemos ahora a tratar sobre cómo el orden y la limpieza pueden afectar a nuestra gestión del tiempo.

Es muy importante que mantengas ordenado tu lugar de trabajo.

Ten en cuenta que el desorden puede hacernos perder entre un 20 y un 25% de nuestro tiempo. Además generará mucho estrés en situaciones de urgencia.

Un ejemplo muy ilustrativo de esto es cuando vamos a salir de casa con prisa porque vamos con el tiempo justo y no encontramos las llaves.

Puedes comprobar si mantienes el orden necesario midiendo el tiempo que tardas en encontrar información o documentación en papel en tu escritorio y en tu archivo. Quizá te sorprendan los resultados.

Debemos también tener en cuenta si ordenas correctamente la información en tu ordenador. Si no sigues un método previamente establecido, es posible que te cueste mucho trabajo encontrar un determinado archivo. Dedica un tiempo a pensar cómo puedes organizarlos todos.

Es recomendable que uses unos nombres comunes para los archivos ya que te ayudará a localizarlos rápidamente y tener lo que más usas en el escritorio. Pero, ojo, sólo lo que más usas. Una vez que hayas terminado con ello, debes archivarlo correctamente. También deberías cada tres o cuatro meses revisar, borrar y limpiar todo tu disco duro.

Tanto para los documentos en papel como para los digitales, lo ideal es archivarlos en el momento y no dejarlo para más tarde. Si lo vamos dejando, vamos acumulando tarea y al final se convertirá en algo pesado y difícil que, a su vez, hará que lo posterguemos más.

Para terminar me gustaría dejar claro que el orden y la limpieza es una tarea más en tu día a día. Si dedicas unos segundos cada vez que es necesario, te ahorrará mucho tiempo más adelante.

Y para cerrar el ciclo de post de gestión del tiempo, creo que hacerse esta pregunta frecuentemente puede ayudarnos mucho:

¿Cuál es el modo más valioso de usar mi tiempo en este momento?

Si quieres, EnPositivo podemos ayudarte.

Néstor Villa

6 pasos para organizar correctamente tu trabajo

6 pasos para organizar correctamente tu trabajo

6 pasos para organizar correctamente tu trabajo

Volviendo al tema de la gestión del tiempo y después de haber hablado sobre la organización y planificación (Gestión del tiempo: organización y planificación), hoy me gustaría que tratáramos sobre cómo puede influir tu estilo de trabajo en la gestión del tiempo.

6 pasos para organizar correctamente tu trabajo

  1. En primer lugar, podemos revisar si te marcas objetivos. Es necesario que tengas unos objetivos claros y unos plazos marcados, así podrás identificar las tareas que has de realizar y los recursos que vas a necesitar. Respecto a los objetivos, ten en cuenta que han de ser claros y viables. (5 tips para conseguir tus objetivos)
  2. A la hora de ponerte a trabajar, lo mejor es que priorices tus tareas (Cómo ganar tiempo y reducir estrés) según importancia y urgencia y no por lo que más te gusta o por lo que más te apetece en el momento. Si trabajas según lo que más te guste, tenderás a procastinar.(5 tips para ganar tiempo y no procrastinar)
  3. Otra cuestión para que tengas en cuenta es si te involucras mucho en tareas de detalle que te llevan mucho tiempo y son poco importantes para el logro de los objetivos, dejando la organización y planificación para más adelante.
  4. Es importante también que analices si vas resolviendo las tareas sobre la marcha, es decir, si según van surgiendo o las resuelves o las resuelves según lo planificado.
  5. Plantéate si tardas menos en acabar tus tareas cuando trabajas bajo presión o si por el contrario, la presión disminuye tu rendimiento. Si estás acostumbrado a trabajar bajo presión, eso hará que tengas dificultades para planificar y cumplir una planificación, ya que lo que perseguimos es precisamente evitar la presión. Acostúmbrate a trabajar al máximo rendimiento para cumplir el objetivo marcado cumpliendo la planificación. Así evitarás la prisa y el estrés de última hora.
  6. Y, en último lugar, observa si delegas. Hay cosas que puedes delegar, no es necesario que lo hagas tú todo. En próximos artículos hablaremos extensamente de la delegación.

Desde EnPositivo queremos que aproveches y disfrutes al máximo de tu tiempo.

Néstor Villa

8 barreras internas para la gestión del tiempo

8 barreras internas para la gestión del tiempo

8 barreras internas para la gestión del tiempo

Es posible que a veces nos sintamos desbordad@s por las tareas que tenemos que hacer. Vemos que el tiempo del que disponemos no es suficiente para acabar todo lo que nos hemos propuesto o que no podemos terminar el trabajo que nos han encomendado.

Cuando esto ocurre, puede que mostremos síntomas de estrés y que nos sintamos angustiad@s. La consecuencia suele ser que tengamos que realizar un esfuerzo extra que normalmente se traduce en llevarnos el trabajo a casa o quedarnos más tiempo en el trabajo.

También es posible que no consigamos desconectar y tengamos dando vueltas en la cabeza lo que nos queda por terminar. Esto afectará a la calidad de nuestro descanso e incluso de nuestras relaciones personales. ¿Tienes control emocional o eres esclavo de tus emociones?

Ocho formas ser más eficaces en nuestro trabajo:

  1. A la hora de planificar, seamos realistas. No nos pongamos plazos que no podamos cumplir. Calculemos el tiempo que nos llevará cada actividad de la manera más exacta posible. Gestión del tiempo: organización y planificación
  2. Prioricemos las tareas y no seamos impulsivos. Es preferible perder media hora en planificar a ponernos a hacer lo primero que veamos sin establecer ninguna prioridad.
  3. Hay cosas que tenemos que hacer nosotros y otras que podemos delegar o para las que podemos pedir ayuda. Antes de ponernos a realizar tareas muy laboriosas y de detalle, pensemos si alguien nos puede ayudar o las podemos delegar. Quizá alguien ya lo haya hecho o tenga un sistema que nos ayude a terminarlo rápidamente.
  4. Mantengamos ordenado nuestro lugar de trabajo. Podemos perder entre un 20 y un 25% de nuestro tiempo buscando aquello que no tenemos correctamente ordenado. Atención a cómo guardamos los emails, o archivamos nuestros documentos digitales. No deberíamos perder tiempo en buscar un archivo que hemos guardado en cualquier parte de nuestro ordenador.
  5. Evitaremos estrés si en una situación de urgencia encontramos rápidamente lo que buscamos. Ya sabemos que el estrés hace que seamos menos eficientes. Ver 5 actitudes para prevenir el estrés
  6. No dejemos las tareas para el último momento. Si hemos hecho una buena planificación esto no debe ocurrir. Empecemos cuanto antes, evitemos procastinar. Esto es especialmente aplicable a las tareas que nos gustan menos. No dejemos lo que no nos gusta para más adelante, cuanto antes lo terminemos, antes nos lo quitamos de en medio. 5 tips para ganar tiempo y no procrastinar
  7. Quitémonos la costumbre de trabajar bajo presión. Nuestro trabajo será más gratificante si no tenemos que ir a toda velocidad para acabar a tiempo.
  8. Para apagar fuegos están los extintores. Para prever y planificar, estamos nosotros. No nos limitemos a ser “apagafuegos”. Incluyamos imprevistos en nuestra planificación porque es fácil que se presenten. Pero no nos limitemos a resolver imprevistos porque eso querrá decir que no hemos organizado nuestro tiempo.

Si cumplimos con estos ocho puntos pondremos todo de nuestra parte para sacar el máximo rendimiento a nuestro tiempo.

Claro que hay otras cuestiones que afectan a nuestro rendimiento pero ya no están directamente bajo nuestro control. Son las relacionadas con la misión del puesto de trabajo y cómo se establecen los objetivos.

Si quieres, EnPositivo puede ayudarte con la gestión del tiempo.

 Néstor Villa

Coaching y creatividad: los cinco porqués

Los cinco porqués de Toyota es una técnica de creatividad que pretende encontrar las verdaderas causas de los problemas.

O en el caso que nos trae aquí, pretendemos encontrar las verdaderas causas u orígenes de los conflictos. Los conflictos con nosotros mismos, con nuestra falta de motivación, de ilusión o simplemente de rendimiento en el trabajo o en los estudios. También nos ayuda a encontrar la causa escondida de nuestros problemas personales o sociales.

Esta técnica la inventó un ingeniero de Toyota para descubrir cuál era el origen de los problemas que se daban en su industria: la industria de la automoción. Desde entonces se ha usado sobre todo en esta actividad.

Pues bien, esta técnica consiste en no parar de preguntarse por qué para así llegar a la raíz del problema. No nos detenemos en la primera causa aparente, seguimos preguntando hasta que no se pueda responder nada más. Si llegamos hasta la causa primera del problema, del conflicto, será más fácil encontrar pistas para solucionarlo. No tiene porqué preguntarse cinco veces, el cinco es un número arbitrario. Pueden ser más o menos.

La aplicación es clara y directa en la industria: ¿por qué la producción no llega a lo que debería? Porque las máquinas se averían. ¿Por qué se averían? Porque no tienen un adecuado mantenimiento. ¿Por qué no tienen un adecuado mantenimiento? Porque faltan repuestos. ¿Por qué faltan repuestos? Porque el suministrador no los trae a tiempo. ¿Por qué no los trae a tiempo? Y así llegaremos a las causas y nos permitirán solucionarlo de la mejor manera posible.

¡Pero si esto es un blog de coaching!, ¿qué hago yo hablando de industria? Pues porque esta técnica puede ser muy aplicable a un proceso de coaching. Os voy a dar un ejemplo de cómo aplicarla tanto en un proceso, como en vuestra vida.

El problema que tengo es que no encuentro trabajo.

P: ¿Por qué no encuentro trabajo?

R: Porque no envío currículums.

P: ¿Por qué no envío currículums?

R: Porque no estoy motivado para encontrar trabajo.

P: ¿Por qué no estoy motivado?

R: Porque mi trabajo no me gusta.

P: ¿Por qué mi trabajo no me gusta?

R: Porque es aburrido.

P: ¿Por qué es aburrido?

R: Porque no trato con otras personas.

P: ¿Por qué no trato con otras personas?

R: Porque mi trabajo es individual.

Resulta que hemos llegado a la conclusión de que lo que a mí me gusta es un trabajo en el que tenga que trabajar en equipo o en contacto con otras personas, cosa que en mis anteriores trabajos, no ocurre.

A partir de aquí podemos empezar a generar alternativas para solucionar el problema inicial: no encuentro trabajo.

Por cierto, ¿podíamos haber seguido preguntando?

Espero que esta técnica os pueda ayudar a solucionar problemas o conflictos. Y, si queréis, EnPositivo os puede ayudar con ésta y con otras muchas.

Néstor Villa

No hay fracaso, solo retroalimentación

No hay fracaso, solo retroalimentación

No hay fracaso, solo retroalimentación

Lo habrás oído multitud de veces: el fracaso no existe, si no te salen las cosas bien, vuelve a intentarlo. Además de ser una frase conocida y repetida, también es uno de las presuposiciones de la PNL.

La PNL o programación neurolingüística se basa en unas presuposiciones. Se llaman así porque se “presupone” que son ciertas y en ellas se basan las actuaciones que se llevan a cabo. No es que sea un dogma o algo inamovible, es simplemente que se aceptan como si fuesen ciertas y actuamos en consecuencia para conseguir nuestro desarrollo personal y para relacionarnos con los demás.

Si actuamos “como si” esta presuposición fuera cierta, podríamos llegar a unas conclusiones distintas a las que llegaríamos si pensamos de otra forma. Por ejemplo, cuando algo no sale como habíamos planeado, podemos pensar que hemos fracasado o que han salido las cosas mal.

Pues bien, para la PNL lo que haya sucedido no es ni bueno ni malo, es información que debemos usar, que debemos procesar y tener en cuenta para próximas planificaciones.

Cuando algo no ha funcionado como esperamos, no debemos llamarlo fracaso porque llamarlo así no nos sirve para nada. Quedarse en que algo no ha funcionado no nos proporciona información para conseguir nuestro objetivo, nuestra meta o nuestros sueños.

Sin embargo, si decimos que no hemos usado las estrategias adecuadas o la manera correcta de llevarlo a cabo, sí nos da información. Nos dice que hemos de cambiar las estrategias y hemos de llevar a cabo otra que sí nos acerque de verdad a conseguir el objetivo.

Un error siempre es una oportunidad. Es una oportunidad de cambio, es una oportunidad de aprendizaje. Ahora bien, esta es otra premisa fundamental: oportunidad DE CAMBIO. Si nuestras estrategias vuelven a ser las mismas es que no hemos aprendido nada del error. Para obtener resultados nuevos o diferentes, hemos de hacer cosas nuevas o diferentes.

Esto nos lleva a otro presupuesto de la PNL: si algo no funciona, cambia. No es necesario insistir continuamente intentando hacer algo que no nos está funcionando. Si eso ocurre, es que estamos equivocados en el objetivo o en la estrategia. Ese es el momento de decidir cambiar de objetivo o de estrategia.

Si constantemente estamos corroborando que el resultado esperado no se está alcanzando, no debemos persistir en emplear los mismos medios, sino que debemos probar con otros diferentes hasta que logremos lo que nos hemos propuesto.

Cada intento fallido no constituye un fracaso, sino un descubrimiento de una forma más de cómo no lograr nuestro objetivo.

Néstor Villa

Visión, misión y valores

¿Para qué sirve definir la visión, misión y los valores de nuestra empresa?

Sirve para afrontar de forma óptima los imprevistos y elaborar estrategias, por ejemplo de marketing, ya que los empleados y los clientes conocen quienes son, cómo quieren ser y los principios- valores para conseguirlo.

La Visión de la empresa es la idealización del futuro. Muchos emprendedores comienzan su plan a raíz de un sueño, la visión es “nuestro sueño puesto en acción” es un viaje imaginario hacia un futuro deseable.

Es importante conseguir una Visión Compartida para sostener el compromiso del equipo generando un sentimiento de identificación por parte de todos los trabajadores/as.

Para lograr una Visión Compartida, los directivos deben de hacer un esfuerzo por abordar las conversaciones necesarias y  conocer las visiones personales de los trabajadores, teniendo en cuenta sus necesidades y sus aspiraciones. Posteriormente, a la hora de diseñar la estrategia del departamento, por ejemplo, será interesante marcar objetivos y definir planes de desarrollo profesional, buscando integrar y conciliar esas distintas visiones con el objetivo de que todo el equipo se sienta parte de una causa mayor común que los unen. Así se obtiene el compromiso y la implicación de los colabores que sienten que sus visiones personales se tienen en cuenta y están alineadas con la visión global del equipo o la empresa.

El objetivo de la Misión es orientar y optimizar la capacidad de respuesta de la organización ante las oportunidades del entorno, por lo que se la define considerando cuatro aspectos: estrategia, propósito, valores, políticas y normas.

Es esencial que la misión de la empresa se plantee adecuadamente porque permite definir la identidad corporativa, aporta estabilidad y coherencia en las operaciones realizadas y nos indica el ámbito en el que la empresa desarrolla su actuación.

Simon Dolan, en su libro: “Coaching por valores” nos explica que los propósitos y valores de la organización sirven para generar compromiso dentro de la cultura de la organización. A veces, describir esta cultura es difícil, pero los miembros que la componen enseguida la reconocen cuando la experimentan.

Si la cultura es fuerte, las personas actúan con la convicción de que están haciendo lo correcto. Para conseguir esta fuerza, es necesario crear un ambiente cordial en la base de la empresa y que los valores de los empleados estén alineados con los valores empresariales.

A la hora de definir los valores empresariales  podemos plantearnos a qué tipo de empresa me gustaría pertenecer:

  • Una estructura fluida o rígida.
  • Mucha innovación o poca.
  • Con asunción de riesgos o aversión a los mismos.
  • Orientada al proceso o a los resultados.
  • Con un clima de aprendizaje o uno de retención.
  • Abierta al cambio o resistente al cambio.
  • Con alta tolerancia a la diversidad o al contrario.

Descubrir estas preferencias nos ayudarán a saber si queremos una cultura orientada al desarrollo o una cultura orientada al control.

Sonia Treviño