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Gestion del tiempo Planificacion

Gestión del tiempo: organización y planificación

Gestión del tiempo: organización y planificación

En esta ocasión vamos a hablar de la gestión del tiempo y más concretamente de la organización y planificación del trabajo.

Sobre la gestión del tiempo hemos escrito en anteriores post de este mismo blog (Cómo ganar tiempo y reducir el estrés). Aquí me gustaría que desgranáramos tres cuestiones básicas que van a ser fundamentales para realizar una buena gestión:

  • La organización y planificación

  • El estilo de trabajo

  • Orden y limpieza.

Si te parece en este artículo vamos a tratar el primer aspecto que influirá para realizar una buena gestión del tiempo: la organización y planificación.

La organización y planificación

Para planificar y organizar tu tiempo parece evidente que debemos registrar en qué lo empleas.

Lleva la cuenta de cuánto tiempo te requiere cada tarea y regístralo para tenerlo en cuenta en la planificación. Si no sabemos lo que dedicamos a cada tarea, nos va resultar muy difícil planificarnos.

Cuando te pones a trabajar, ¿sabes lo que tienes que hacer o improvisas? ¿Sabes lo que tienes que hacer durante la semana? Si no has organizado y planificado tu tiempo con antelación, es muy posible que te dediques a las tareas que te resultan más agradables y procrastines (5 tips para ganar tiempo y no procrastinar) aquellas que te resulten más costosas pese a que puedan ser más importantes.

Puede ocurrir que estés tan ocupado que no tengas tiempo para planificar. Debes evitar a toda costa que esto te ocurra. Es muy conveniente parar un momento y dedicarte a poner un poco de orden. Esto hará que rindas más y seas más eficaz.

Planifica todas las tareas. Deja algo de tiempo para los imprevistos que siempre pueden ocurrir pero procura que sean los mínimos posibles. Planifica exhaustivamente.

Por último, no olvides la agenda. Toda la organización y planificación de tu tiempo tiene que quedar registrada.

Desde EnPositivo queremos que seas más eficaz.

Néstor Villa

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Cómo ganar tiempo y reducir el estrés

Cómo ganar tiempo y reducir el estrés

Cómo ganar tiempo y reducir el estrés

¿Cómo podemos sacarle mayor provecho al tiempo? Todos tenemos 24h al día, pero hay personas a las que les cunde más que a otras haciendo las mismas tareas.

Es fundamental organizarse. Cuando alguien tiene varios objetivos en mente y no los hace “porque no me da tiempo” debería reflexionar sobre: “¿Realmente quiero hacer esas tareas?, ¿son suficientemente importantes para mí?, ¿cómo priorizo los quehaceres?”

Recomiendo que todo esto se haga por escrito, así seremos más conscientes de qué queremos y cómo lo vamos a hacer. Es importante hacer una buena planificación:

“Aquel que planea cada mañana las transacciones del día y sigue su plan, lleva consigo un hilo que le guiará a través del laberinto de una vida terriblemente ocupada.” Víctor Hugo

Las ventajas de administrar el tiempo es que evitamos el estrés (Cómo saber si tengo estrés), facilitamos tener resultados eficientes y eficaces, organizamos mejor el trabajo. Cuando cerramos una tarea que tenemos abierta durante un período de tiempo, nos produce satisfacción.

Para llevar a cabo esta tarea podemos seguir la Matriz de Gestión del tiempo de Covey:

Muy urgente Poco Urgente
Muy importante I. Solucionar:Crisis, problemas importantes, proyectos cuyas fechas vencen… II. Retrasar: Preparación de proyectos, planeación, creación de relaciones.
Poco Importante III. Delegar:Interrupciones, llamadas inesperadas. IV. Olvidar:Actividades de escape, ladrones de tiempo.

Una actividad es importante si la encuentras valiosa y si contribuye a tus metas de alta prioridad. Una actividad es urgente si requiere atención inmediata. “Responder a una oferta de empleo antes de las 9h”

Un buen comienzo sería concentramos en el cuadrante II. de las actividades importantes y poco urgentes, dedicarnos a planificar y a anticipar las tareas del cuadrante I y a eliminar las actividades no importantes (cuadrante III y IV) aquellas que no aportan al cumplimiento de los objetivos.

Es importante revisar el cuadrante I y pensar:

¿Realmente tengo que hacer esto? ¿Qué sucedería si no lo hago?

También nos centraremos en la Eficacia- Ley de Pareto que dice que el 20% del esfuerzo produce el 80% de los resultados, por tanto, si no tienes tiempo suficiente, céntrate en las actividades que producirán el 80% de los resultados. Enfócate en la solución y no en el problema.

Y por supuesto no procrastinar (5 tips para ganar tiempo y no procrastinar), es decir, no postergar las actividades que deben de atenderse y sustituirlas por otras más irrelevantes o agradables.

“Nada es tan fatigante como el colgarse eternamente de una actividad incompleta” William James

¡Planifica!

  1. Primero tendremos que partir de la realidad, y pensar: ¿De cuánto tiempo dispongo?, ¿es suficiente para realizar todo lo que me propongo?, ¿cómo podría sacar más tiempo?, ¿cuáles son mis ladrones de tiempo?, ¿he priorizado correctamente?  Ver post:  Cuál es tu realidad. Aumenta el foco
  2. Después generaremos opciones: planificar y priorizar mis objetivos semanalmente, hacer un cronograma diario. 5 tips para conseguir tus objetivos
  3. Y posteriormente pasaremos al plan de acción.
  4. Es conveniente que hagamos una evaluación, para seguir mejorando y afianzando ese buen hábito de gestionar nuestro tiempo.

Si quieres ganar tiempo y reducir el estrés, EnPositivo podemos ayudarte.

Sonia Treviño