Cómo ganar tiempo y reducir el estrés

¿Cómo podemos sacarle mayor provecho al tiempo? Todos tenemos 24h al día, pero hay personas a las que les cunde más que a otras haciendo las mismas tareas.

Es fundamental organizarse. Cuando alguien tiene varios objetivos en mente y no los hace “porque no me da tiempo” debería reflexionar sobre: “¿Realmente quiero hacer esas tareas?, ¿son suficientemente importantes para mí?, ¿cómo priorizo los quehaceres?”

Recomiendo que todo esto se haga por escrito, así seremos más conscientes de qué queremos y cómo lo vamos a hacer. Es importante hacer una buena planificación:

“Aquel que planea cada mañana las transacciones del día y sigue su plan, lleva consigo un hilo que le guiará a través del laberinto de una vida terriblemente ocupada.” Víctor Hugo

Las ventajas de administrar el tiempo es que evitamos el estrés (Cómo saber si tengo estrés), facilitamos tener resultados eficientes y eficaces, organizamos mejor el trabajo. Cuando cerramos una tarea que tenemos abierta durante un período de tiempo, nos produce satisfacción.

Para llevar a cabo esta tarea podemos seguir la Matriz de Gestión del tiempo de Covey:

	Muy urgente	Poco Urgente
Muy importante	I. Solucionar:Crisis, problemas importantes, proyectos cuyas fechas vencen…	II. Retrasar: Preparación de proyectos, planeación, creación de relaciones.
Poco Importante	III. Delegar:Interrupciones, llamadas inesperadas.	IV. Olvidar:Actividades de escape, ladrones de tiempo.

Una actividad es importante si la encuentras valiosa y si contribuye a tus metas de alta prioridad. Una actividad es urgente si requiere atención inmediata. “Responder a una oferta de empleo antes de las 9h”

Un buen comienzo sería concentramos en el cuadrante II. de las actividades importantes y poco urgentes, dedicarnos a planificar y a anticipar las tareas del cuadrante I y a eliminar las actividades no importantes (cuadrante III y IV) aquellas que no aportan al cumplimiento de los objetivos.

Es importante revisar el cuadrante I y pensar:

¿Realmente tengo que hacer esto? ¿Qué sucedería si no lo hago?

También nos centraremos en la Eficacia- Ley de Pareto que dice que el 20% del esfuerzo produce el 80% de los resultados, por tanto, si no tienes tiempo suficiente, céntrate en las actividades que producirán el 80% de los resultados. Enfócate en la solución y no en el problema.

Y por supuesto no procrastinar (5 tips para ganar tiempo y no procrastinar), es decir, no postergar las actividades que deben de atenderse y sustituirlas por otras más irrelevantes o agradables.

“Nada es tan fatigante como el colgarse eternamente de una actividad incompleta” William James

¡Planifica!

1. Primero tendremos que partir de la realidad, y pensar: ¿De cuánto tiempo dispongo?, ¿es suficiente para realizar todo lo que me propongo?, ¿cómo podría sacar más tiempo?, ¿cuáles son mis ladrones de tiempo?, ¿he priorizado correctamente?  Ver post:  Cuál es tu realidad. Aumenta el foco
2. Después generaremos opciones: planificar y priorizar mis objetivos semanalmente, hacer un cronograma diario. 5 tips para conseguir tus objetivos
3. Y posteriormente pasaremos al plan de acción.
4. Es conveniente que hagamos una evaluación, para seguir mejorando y afianzando ese buen hábito de gestionar nuestro tiempo.

Si quieres ganar tiempo y reducir el estrés, EnPositivo podemos ayudarte.

Sonia Treviño